Метод успешных совещаний. Меньше говорить, больше писать — мнение экспертов и опыт практиков

Нередко рабочие встречи и совещания становятся одним из самых неприятных аспектов нашей работы. Многие из них просто бесполезны. Другие, что еще хуже, изматывают, отвлекают, выбивают из колеи и заставляют испытывать стресс. Но, похоже, существует метод успешных совещаний, который позволит решить эту проблему. Если использовать специальную методику, то рабочие встречи станут намного эффективнее и перестанут создавать их участникам психологический дискомфорт.

Метод успешных совещаний профессора Рогелберга

Профессор менеджмента из университета Северной Каролины, Стивен Рогелберг, может предложить подобную методику. В течение многих лет он изучал вопросы эффективности, работая с такими компаниями как IBM и Procter & Gamble. Он пришел к выводу, что проблема совещаний состоит в том, что на них слишком много говорят.[1]

Дело в том, что разные участники встречи говорят по-разному. Одни произносят так много слов (порой не самых умных) и так сильно доминируют, что остальные участники забывают свои идеи. Другие, напротив, стесняются высказывать свои мысли (порой весьма умные). В итоге, многие встречи представляют собой пустые разговоры одних, молчание других, а также потерянное время и первых, и вторых.

«Если участники не делятся своими соображениями и релевантной информацией, особенно если речь идет об уникальных для отдельных работников знаниях, то результаты встречи обречены быть посредственными. И это только в лучшем случае», — поясняет Рогелберг.[1]

Профессор предлагает частично посвящать встречи не устным обсуждениям, а «письменному мозговому штурму». Каждый из участников должен анонимно изложить свои мысли относительно обсуждаемого вопроса на бумаге. После этого записи перемешиваются и случайным образом распределяются между участниками встречи. Затем все по очереди читают их и дополняют собственными соображениями.[1]

Социальное одобрение и блокирование продуктивности

Метод успешных совещаний Рогелберга подкреплен данными исследований. Они свидетельствуют, что подобный молчаливый мозговой штурм дает лучшие результаты, чем коллективное обсуждение.[2] Профессор Рогелберг объясняет, почему.

Во-первых, дело в том, что люди, излагающие свои соображения или позиции, сильно отличающиеся от таковых большинства, не получают социального одобрения — вербального или невербального (в виде кивков, одобрительных взглядов и т.п.). Если речь идет об уникальном знании, то оно практически всегда выходит за пределы картины мира большинства. То же можно сказать об уникальных идеях. Они не вызывают поддержки. Скорее, напротив, вызывают скепсис и недовольство. Поэтому часто люди стараются не высказываться, если понимают, что их соображения будут «слишком новыми» для присутствующих.[3]

Поэтому устные обсуждения часто ведут к проговариванию того, что всем и так известно и замалчиванию того, что неизвестно большинству. Причем этот негативный эффект тем сильней, чем большее число людей присутствует на встрече.[4]

Во-вторых, во время коллективных обсуждений часто возникает т.н. «блокирование продуктивности» (production blocking). Этот эффект состоит в том, что более «разговорчивые» участники встречи препятствуют своими разговорами высказыванию своих соображений остальными.[3]

Оба описанных выше феномена перестают играть роль, если обсуждение частично осуществляется в письменном виде. В таком случае, каждый получает возможность изложить свою позицию. При этом одни участники не «блокируют» других.

Письменный мозговой штурм — метод успешных совещаний одной из самых успешных компаний современности

На самом деле, метод успешных совещаний, разработанный профессором Рогелбергом, уже давно используется на практике. И не кем-нибудь, а Джеффом Безосом.

Еще в 2004 году создатель Amazon предложил коллегам отказаться от устных презентаций в пользу письменного изложения своих соображений. Перед каждым совещанием с участием Безоса участники пишут специальные изложения. В них они сообщают коллегам все то, что обычно сообщается на совещаниях в устной форме. Это заставляет людей лучше прорабатывать свои идеи и структурировать свои мысли.[5], [6]

И, судя по успехам Amazon, это работает. Безос даже счел, что этот его метод успешных совещаний заслуживает отдельного упоминания в письме акционерам за 2018 год. Он посвятил ему целый раздел.[5], [6]

Кроме того, аналогичная методика используется в Amazon для работы с новыми идеями. Вместо того, чтобы устно излагать свои соображения относительно своих инициатив или новых продуктов, работники Amazon создают для них своеобразный условный «будущий пресс-релиз». В нем они структурировано описывают свои инициативы. И только после того, как все заинтересованные лица ознакомятся с этим документом, становится возможным его устное обсуждение.[7]

Таким образом в Amazon для любой дискуссии создается прочная основа в виде хорошо проработанных и четко сформулированных на бумаге соображений работников. Теоретические и экспериментальные разработки Рогелберга здесь подтверждаются практикой. Метод успешных совещаний Джеффа Безоса — интуитивная находка, которая подтверждает правильность идей профессора Рогелберга.

Дополнительно: Управление по способностям. Стратегия, повышающая прибыль на 30% и снижающая «текучку» на 72%

Источники

1. Lebowitz S, Shibu S. A professor who’s spent years studying effective management says some of the best meetings involve almost no talking. Business Insider. Jul 9, 2019.
2. Chamorro-Premuzic T. Why Brainstorming Works Better Online. Harvard Business Review. Apr 5, 2015
3. Rogelberg SG, Kreamer L. The Case for More Silence in Meetings. Harvard Business Review. Jun 14, 2019.
4. Gallupe, R. Brent, et al. Electronic Brainstorming and Group Size. The Academy of Management Journal, vol. 35, no. 2, 1992, pp. 350–369.
5. Bezos J. Letter to shareolders 2018.
6. Umoh R. Why Jeff Bezos makes Amazon execs read 6-page memos at the start of each meeting. CNBC. Apr 23, 2018.
7. Gallo C. Jeff Bezos Requires Amazon’s Leaders to Perform This Powerful Ritual Before Launching Anything. Inc. Jun 28, 2019.

На главную ИЛИ ЧИТАТЬ ЕЩЕ: