![Метод успешных совещаний. Меньше говорить, больше писать - мнение экспертов и опыт практиков](https://businessrevisor.ru/wp-content/uploads/2019/07/Giulia-van-Pelt-1024x683.jpg)
Нередко рабочие встречи и совещания становятся одним из самых неприятных аспектов нашей работы. Многие из них просто бесполезны. Другие, что еще хуже, изматывают, отвлекают, выбивают из колеи и заставляют испытывать стресс. Но, похоже, существует метод успешных совещаний, который позволит решить эту проблему. Если использовать специальную методику, то рабочие встречи станут намного эффективнее и перестанут создавать их участникам психологический дискомфорт.
Метод успешных совещаний профессора Рогелберга
Профессор менеджмента из университета Северной Каролины, Стивен Рогелберг, может предложить подобную методику. В течение многих лет он изучал вопросы эффективности, работая с такими компаниями как IBM и Procter & Gamble. Он пришел к выводу, что проблема совещаний состоит в том, что на них слишком много говорят.[1]
Дело в том, что разные участники встречи говорят по-разному. Одни произносят так много слов (порой не самых умных) и так сильно доминируют, что остальные участники забывают свои идеи. Другие, напротив, стесняются высказывать свои мысли (порой весьма умные). В итоге, многие встречи представляют собой пустые разговоры одних, молчание других, а также потерянное время и первых, и вторых.
«Если участники не делятся своими соображениями и релевантной информацией, особенно если речь идет об уникальных для отдельных работников знаниях, то результаты встречи обречены быть посредственными. И это только в лучшем случае», — поясняет Рогелберг.[1]
![Метод успешных совещаний. Меньше говорить, больше писать - мнение экспертов и опыт практиков](https://businessrevisor.ru/wp-content/uploads/2019/07/UNC-Charlottes-Official-YouTube-Channel-1024x559.png)
Профессор предлагает частично посвящать встречи не устным обсуждениям, а «письменному мозговому штурму». Каждый из участников должен анонимно изложить свои мысли относительно обсуждаемого вопроса на бумаге. После этого записи перемешиваются и случайным образом распределяются между участниками встречи. Затем все по очереди читают их и дополняют собственными соображениями.[1]
Социальное одобрение и блокирование продуктивности
Метод успешных совещаний Рогелберга подкреплен данными исследований. Они свидетельствуют, что подобный молчаливый мозговой штурм дает лучшие результаты, чем коллективное обсуждение.[2] Профессор Рогелберг объясняет, почему.
Во-первых, дело в том, что люди, излагающие свои соображения или позиции, сильно отличающиеся от таковых большинства, не получают социального одобрения — вербального или невербального (в виде кивков, одобрительных взглядов и т.п.). Если речь идет об уникальном знании, то оно практически всегда выходит за пределы картины мира большинства. То же можно сказать об уникальных идеях. Они не вызывают поддержки. Скорее, напротив, вызывают скепсис и недовольство. Поэтому часто люди стараются не высказываться, если понимают, что их соображения будут «слишком новыми» для присутствующих.[3]
Поэтому устные обсуждения часто ведут к проговариванию того, что всем и так известно и замалчиванию того, что неизвестно большинству. Причем этот негативный эффект тем сильней, чем большее число людей присутствует на встрече.[4]
Во-вторых, во время коллективных обсуждений часто возникает т.н. «блокирование продуктивности» (production blocking). Этот эффект состоит в том, что более «разговорчивые» участники встречи препятствуют своими разговорами высказыванию своих соображений остальными.[3]
![Метод успешных совещаний. Меньше говорить, больше писать - мнение экспертов и опыт практиков](https://businessrevisor.ru/wp-content/uploads/2019/07/Pexels-Burst-1024x682.jpg)
Оба описанных выше феномена перестают играть роль, если обсуждение частично осуществляется в письменном виде. В таком случае, каждый получает возможность изложить свою позицию. При этом одни участники не «блокируют» других.
Письменный мозговой штурм — метод успешных совещаний одной из самых успешных компаний современности
На самом деле, метод успешных совещаний, разработанный профессором Рогелбергом, уже давно используется на практике. И не кем-нибудь, а Джеффом Безосом.
Еще в 2004 году создатель Amazon предложил коллегам отказаться от устных презентаций в пользу письменного изложения своих соображений. Перед каждым совещанием с участием Безоса участники пишут специальные изложения. В них они сообщают коллегам все то, что обычно сообщается на совещаниях в устной форме. Это заставляет людей лучше прорабатывать свои идеи и структурировать свои мысли.[5], [6]
И, судя по успехам Amazon, это работает. Безос даже счел, что этот его метод успешных совещаний заслуживает отдельного упоминания в письме акционерам за 2018 год. Он посвятил ему целый раздел.[5], [6]
![Метод успешных совещаний. Меньше говорить, больше писать - мнение экспертов и опыт практиков](https://businessrevisor.ru/wp-content/uploads/2019/07/Jeff-Bezos_JIB_0182-1024x683.jpg)
Кроме того, аналогичная методика используется в Amazon для работы с новыми идеями. Вместо того, чтобы устно излагать свои соображения относительно своих инициатив или новых продуктов, работники Amazon создают для них своеобразный условный «будущий пресс-релиз». В нем они структурировано описывают свои инициативы. И только после того, как все заинтересованные лица ознакомятся с этим документом, становится возможным его устное обсуждение.[7]
Таким образом в Amazon для любой дискуссии создается прочная основа в виде хорошо проработанных и четко сформулированных на бумаге соображений работников. Теоретические и экспериментальные разработки Рогелберга здесь подтверждаются практикой. Метод успешных совещаний Джеффа Безоса — интуитивная находка, которая подтверждает правильность идей профессора Рогелберга.
Дополнительно: Управление по способностям. Стратегия, повышающая прибыль на 30% и снижающая «текучку» на 72%
Источники
- Lebowitz S, Shibu S. A professor who’s spent years studying effective management says some of the best meetings involve almost no talking. Business Insider. Jul 9, 2019.
- Chamorro-Premuzic T. Why Brainstorming Works Better Online. Harvard Business Review. Apr 5, 2015
- Rogelberg SG, Kreamer L. The Case for More Silence in Meetings. Harvard Business Review. Jun 14, 2019.
- Gallupe, R. Brent, et al. Electronic Brainstorming and Group Size. The Academy of Management Journal, vol. 35, no. 2, 1992, pp. 350–369.
- Bezos J. Letter to shareolders 2018.
- Umoh R. Why Jeff Bezos makes Amazon execs read 6-page memos at the start of each meeting. CNBC. Apr 23, 2018.
- Gallo C. Jeff Bezos Requires Amazon’s Leaders to Perform This Powerful Ritual Before Launching Anything. Inc. Jun 28, 2019.
На главную ИЛИ ЧИТАТЬ ЕЩЕ:
Т-образные работники — почему они необходимы компаниям
Т-образные работники универсальны и способны заменять друг друга. Они обеспечивают лучшую коммуникацию, и их требуется меньше, чем обычных...Роберт Фридланд — наставник и друг Стива Джобса, научивший его основам духовных практик и бизнеса
Роберт Фридланд - друг Стива Джобса, оказавший большое влияние на создателя Apple во времена его учебы в колледже. Сомнительная репутация...Обея — секрет успешного управления проектом. Доказано Toyota
Обея - это метод интеграции проекта, который используется в проектном управлении. Впервые обея была использована при разработке Toyota Prius.Модель конкурирующих ценностей и 4 типа корпоративной культуры на примерах Apple, Facebook, Toyota и Microsoft
Модель конкурирующих ценностей Кэмерона и Куинна позволяет выделить 4 типа корпоративной культуры и оценить культуру организацию. Разберем на примерах таких компаний, как...Как заставить медиа работать на себя. Сколько стоит хайп — история ShipYourEnemiesGlitter и Мэтью Карпентера
Чего можно добиться, если заставить медиа работать на себя? Пример проекта ShipYourEnemiesGlitter показывает, что умелая манипуляция СМИ дает свои результаты.
Burma-Shave — компания, отправившая человека на Марс. Странные результаты необычной рекламной кампании
Компания Burma-Shave попала в неудобную ситуацию. Покупатель всерьез воспринял ее шутливую рекламу и потребовал, чтобы его отправили на Марс.Адхократия — гибкость, открытость и адаптивность организации
Адхократия - особая форма организационной культуры, противоставляемая бюрократии и предполагающая максимальную открытость и адаптивность, гибкость, отсутствие иерархии и формализации отношений.Жадность или убеждения. В чем IKEA противоречит своему собственному кодексу поведения
Кодекс поведения IKEA, основан на бесспорных общечеловеческих ценностях. Впрочем, в одном IKEA противоречит своему собственному кодексу. Налоговые схемы, используемые компанией вызывают вопросы …Хамди Улукайа, создатель Chobani, делится секретами успеха. Оказывается, все просто…
Хамди Улукайа, основатель компании Chobani, производящей йогурт, построил миллиардный бизнес, опираясь на очень простые, но твердые принципы.Ресурсы и операции — баланс потребностей и возможностей организации
Баланс потребностей и возможностей организации обеспечивается соответствием ее ресурсов и ее деятельности. Ресурсы компании играют ключевую роль в обеспечении операций и иных …
Правила проведения совещаний от руководителя Microsoft, Сатьи Наделлы
У Сатьи Наделлы, человека спасшего Microsoft от деградации и гибели, существуют правила проведения совещаний. Продуктивность рабочих встреч при Наделле...История развития менеджмента объясняет многие дефициты современного корпоративного управления
Менеджмент возник при переходе от ремесленного производства к промышленному. Усложнение производственных процессов привело к возникновению потребности в эффективном планировании времени и ресурсов …The Cola Wars. Войны кол — история конкуренции Pepsi и Coca Cola
Конкуренция между Pepsi и Coca-Cola была ожесточенной с самой первой встречи компаний на рынке. Она вошла в историю как «войны кол» - …